Czy outsourcing kadrowo-płacowy się opłaca – aby przetrwać na konkurencyjnym rynku, firma musi być specjalistą w swojej dziedzinie. Ale nie jest to takie proste, bo nawet jeśli zrobisz jedną rzecz, to i tak musisz rozwiązać wiele zadań administracyjnych, które nie przynoszą żadnych dodatkowych korzyści. Zastanów się, czy naprawdę musisz samodzielnie prowadzić księgowość, zajmować się podatkami i naliczać wynagrodzenia pracowników? I odwracasz uwagę od podstawowych kompetencji swojej firmy. Odrzuć rutynowe procesy i przerzuć je na barki zewnętrznych wykonawców, skorzystaj z outsourcingu kadrowo-płacowego.
Czy outsourcing kadrowo-płacowy się opłaca?
Z usług outsourcingu księgowo-płacowego korzysta coraz więcej firm z różnych branż. Takie podejście pozwala zminimalizować ryzyka podatkowe, a także pomaga skrócić czas zarządzania, uniknąć uzależnienia od własnego personelu w zarządzaniu księgowością. Współpraca z agencją zatrudnienia która świadczy usługi outsourcingu kadrowo-płacowego przynosi wiele zysków.
Wśród funkcji najczęściej zlecanych w ramach outsourcingu kadrowo-płacowego:
- Pełna księgowość.
- Zarządzanie kadrami w połączeniu z listą płac.
- Wystawianie skierowań: na szkolenia BHP, badania lekarskie, nadzorowanie terminów ważności uprawnień.
- Rozliczanie umów o pracę oraz umów o pracę tymczasową, również dla cudzoziemców.
- Rozliczenia z ZUS oraz z urzędem skarbowym.
- Przygotowanie i wysyłanie deklaracji PFRON.
- Przygotowanie dla pracowników rocznych informacji rozliczeń podatku.
Po raz pierwszy więc pomyślałeś o przejściu na outsourcing niektórych funkcji księgowych i zdecydowałeś się zacząć od sekcji płac pracowników. Aby podjąć właściwą decyzję, najpierw musisz zrozumieć, jaki efekt uzyskasz dzięki tej zmianie. Czy gra jest warta świeczki?
Korzyści z przejścia na outsourcing kadrowo-płacowy:
Wyspecjalizowana agencja zatrudnienia współpracuje z wieloma klientami. Dzięki temu firmie udaje się obniżyć koszty procesu.
Na przykład:
- Usługi płacowe realizowane są w ramach jednolitego systemu informatycznego. Utrzymanie systemu informatycznego odbywa się w trybie scentralizowanym, dzięki czemu nie ma potrzeby administrowania systemem specjalnie dla każdego klienta.
- Zarządzanie czasem pracy. Obecność wielu klientów pozwala zmaksymalizować obciążenie dotychczasowych pracowników. Przy odpowiednim podejściu do planowania pracownicy outsourcingu są zawsze zajęci, nie mają pustych okresów ani okienek, w których nie ma pracy. Ostatecznie agencja zarabia mniej niż gdyby wszyscy jej klienci niezależnie zatrudnili księgowego na pełen etat za taki sam nakład pracy.
- Zgodnie z umową outsourcingową agencja zatrudnienia pracuje dla Ciebie cały czas, bez urlopu i zwolnienia lekarskiego. Stabilność i jakość pracy potwierdza umowa.
- Agencja bierze odpowiedzialność finansową za terminowość rozliczeń, prawidłowość płatności oraz poufność informacji. Na bieżąco monitoruje również najdrobniejsze zmiany w przepisach i uwzględnia je w swojej pracy.
- Nie trzeba płacić za szkolenia swoich pracowników, ich doradztwo prawne i podatkowe oraz nie trzeba powiększać powierzchni biurowej. W przypadku outsourcingu wydaje się 20-30% mniej, co potwierdzają eksperci z branży.
Agencja zatrudnienia dysponuje dużą liczbą specjalistów z różnych dziedzin księgowości. Kiedy w jednym zespole skupionych jest wielu fachowców, możliwe staje się wzajemne wykorzystanie wysoce profesjonalnego doświadczenia zdobytego przy rozwiązywaniu podobnych problemów. Samodzielnie rozwiązuje wszelkie kwestie personalne dotyczące doboru personelu.
Zobacz koniecznie:
Bardzo ważną zaletą jest wysoka standaryzacja wewnętrznych procesów biznesowych, co z kolei prowadzi do ich szybszej realizacji. Łatwo wyobrazić sobie sytuację, w której jedyny płatnik firmy ma jakiś problem, w takim przypadku będzie zmuszony poświęcić czas na szukanie rozwiązania. Dla agencji zatrudnienia rozwiązującej sprawy outsourcingu kadrowo – płacowego pracującej z wieloma klientami takie przypadki nie są wyjątkami. Najprawdopodobniej spotkali się z nimi już wcześniej i zostały sprecyzowane w odpowiednich przepisach i dokumentach.
Istota outsourcingu kadrowo-płacowego
Jego istota polega na tym, że każda firma, czy to mała piekarnia, czy międzynarodowy koncern górniczy, jest specjalistą tylko w ograniczonej liczbie procesów. Wszystkie inne procesy nie są jej specjalizacją, co oznacza, że firma raczej nie będzie w stanie ich skutecznie wdrożyć. Z punktu widzenia budowania idealnego procesu biznesowego bardziej opłacalne jest powierzenie zarządzania wszystkimi niekluczowymi funkcjami biznesowymi usługodawcy – firmie zewnętrznej, która jest w stanie je wykonać lepiej i taniej.
Efekt oszczędności wynika z faktu, że wyspecjalizowane firmy outsourcingowe, posiadające ekspercki poziom wiedzy w danym obszarze działalności, świadczą swoje usługi po cenach niższych od kosztów tych procesów biznesowych ze strony organizacji klienta. Ponadto tak zwane korzyści również zwiększają korzyści ekonomiczne wynikające z outsourcingu.
Teoretycznie te powody są wystarczające, aby uzasadnić skuteczność każdego projektu outsourcingowego. Wśród korzyści ubocznych outsourcingu kadrowo – płacowego można wymienić bardziej efektywne wykonywanie prac, minimalizację ryzyka oraz redukcję różnych kosztów. Należy zauważyć, że klient może przepisać odpowiedzialność wykonawcy, a ta pozycja de facto działa jako ubezpieczenie na wypadek jakichkolwiek problemów. Agencja zatrudnienia oferując outsourcing kadrowo-płacowy ponosi odpowiedzialność finansową za prawidłowe wykonanie wszystkich powyższych prac.
